Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Commentaar op college voorstel tot vorming van een
Regionale IT dienst
Het bedrijfsleven heeft 10-15 jaar ervaring met dit soort veranderingen*). Er zijn twee overwegingen om zoiets te doen: (i) kostenbesparing door schaalvergroting en (ii) betere dienstverlening door professionalisering **). Volgens de stukken van het College wordt de Regionale IT dienst opgericht om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en niet om kosten te besparen.
COMMENTAAR
Doel van dit commentaar is de gemeente te helpen bij het nemen van de juiste beslissing.
Positief
- Hiermee onderzoekt het College (terecht) of het in de 'vaart der volkeren' mee wil gaan.
- Voorzover we kunnen beoordelen presenteert het College een doordacht voorstel.
- Het personeel is bij de formulering van het voorstel betrokken
- Het ‘second opinion document’ is positief over het voorstel.
Negatief
- Hoewel men voor verbetering van de dienstverlening (let op: alleen aan de eigen organisatie) gaat en niet voor kostenbesparing, worden in de programmabegroting 2012 vele € tonnen besparingen ingeboekt. Wij denken dat besparingen de eerste jaren niet gehaald worden (en misschien wel nooit).
- Bovendien geeft men aan de nog aan te stellen directeur een gemengde opdracht mee, waardoor mogelijk de verbeterde dienstverlening wellicht ook niet gehaald wordt.
Risico's
-1- Het samenvoegen van 7 (meestal zwakke) IT organisaties van deelnemende gemeenten is geen geringe exercitie. Het is te vergelijken met de consolidatie van de vroegere gemeenten in de gemeente UHr.
Verder inzoomen:
- In een 7x grotere organisatie is alles complex, zijn budgetten en investeringen vele malen groter en zijn functies gespecialiseerd. Waar men voorheen in een gemeente informeel werkte (geen formele projecten, nauwelijks een planning, geen professionele aanpak noch richtlijnen, bepaalde dingen doet men domweg niet in kleine organisaties) moet dat nu wel formeel aangepakt worden wil je tot betere dienstverlening komen (en ongelukken vermijden).
- Om de dienstverlening te verbeteren zal de nieuwe organisatie het eens moeten worden over haar werkwijze door (nieuwe) processen uit te werken. Dat kost flink wat doorlooptijd. De eerste jaren zal de organisatie in zekere zin “verbureaucratiseren”.
- Ook zal blijken dat niet iedere personeelslid de juiste instelling en/of professionaliteit heeft om in de nieuwe organisatie mee te doen. Bijscholing levert vaak niet het gewenste resultaat op en dan moet je nieuw personeel aantrekken. Ook dat kost tijd. En geld omdat je dan tijdelijk dure expertise moet inhuren. Wees niet verbaasd als de kosten de eerste paar jaar hoger zijn én de dienstverlening bovendien slechter is.
-2- De regionalisering behelst de infrastructuur (netwerken en apparatuur) en basisdiens-ten (e-mail en kantoorsoftware). Back office systemen (GBA, vergunning e.d.) worden niet meegenomen. Het is belangrijk er voor te waken dat de back office systemen in deze fase van verandering blijvend de juiste aandacht krijgen. En dat budgetten hiervoor niet elders aangewend worden.
Let op: de dienstverlening naar de klant wordt door deze aanpak in principe niet anders of beter.
-3- Er komen nieuwe functies, en dus kosten, bij. Kleine organisaties doen bepaalde dingen niet omdat ze de expertise niet hebben. Voorbeelden: processen rond goedkeuring, planning en monitoring van projecten c.q. veranderslagen, het hebben van een IT architectuur, eerstelijns support via een goedwerkende helpdesk, adequate beveiliging (d.i. toegang tot infrastructuur, toepassingen en data) e.d.
-4- Onderschat de vele personele veranderingen niet. Niet alleen loopt personeel weg (teleurgesteld, kan het nivo niet halen, past niet in nieuwe rol) ook moet er personeel aangetrokken worden. Nagenoeg iedereen krijgt een nieuwe rol en het is niet ongewoon te zien dat een kwart van het personeel in / uitloopt wisselt op het diepste punt.
-5- Door de hier beschreven dynamiek zullen er helaas “ongelukken” ***), zowel grote als kleine, naast onvermijdelijke haperingen in de dienstverlening voorkomen.
-6- Er komen nieuwe kosten bij. Bijvoorbeeld omdat je een nog aan te leggen glasvezel netwerk moet hebben en onderhouden om de 7 gemeentes basisdiensten te verlenen.
-7- Uit ervaring blijkt dat de kosten de eerste paar jaar hoger zullen zijn i.p.v. lager en besparingen vallen tegen of komen later.
-8- Een belangrijk laatste punt is het kennelijke gebrek aan inzicht van IT en dit soort exercities bij onze gemeente (wethouder, gemeente secretaris en controlerende raad); zie verslag in Nieuwsblad de Kaap. Daardoor heeft men te vaak geen enkel idee van (rampen)-scenario's en is het voor de directeur niet moeilijk de opdrachtgevers één of meerdere keren voor een fait accompli te stellen. Hij/zij zal dat ook doen als het water tot aan de lippen gestegen is. Een goed werkende stuurgroep helpt daarbij helaas niet.
Dié gemeente die een wethouder of gemeente secretaris heeft die deze materie beheerst kan het beste namens de verzamelde opdrachtgevers de supervisie (met mandaat) over de Regionale IT dienst krijgen. Deze wordt dan raadsman van, en denkt mee met, de directeur over strategie en hoe bepaalde problemen (d’r zullen er genoeg zijn!) het best aangepakt gaan worden.
-9- Qua omvang is onze gemeente eerste of tweede in het lijstje met deelnemers. Zij loopt daarmee het grootste risico.
-10- Het stellen van realistische doelen en taken, voordat de directeur aangesteld wordt, is essentieel.
Alternatieven
- Zijn alternatieven onderzocht ?
- Waarom doet de grote buurgemeente Zeist niet mee ?
- Waarom gaan we zo’n risicovolle onderneming in eigen beheer doen als er (aanname) weinig kennis bij opdrachtgevers is ?
- Is onderzocht of dit bij een van de nationaal opererende dienstverleners van de overheid ondergebracht kan worden ?
Verwachting
Wij zien voor ons dat
- dit aanzienlijk meer geld kost en dat de dienstverlening pas na vele jaren beter wordt (als dat al gebeurd).
- gezien de omvang en complexiteit van de verandering enkele grote ongelukken ***) zullen plaats vinden
- dit onderwerp in 2014/15 op de agenda van de rekenkamer staat.
Advies
Haastige spoed is zelden goed. Kijk er nog eens goed naar.
De gemeente UHr beschikt inmiddels over een professionele inkoop organisatie. Geef die de tijd om alternatieven te ontwikkelen.
Namens bestuur van Zakelijk Heuvelrug
Paul Brackel
06-53174816
*) Overigens in het bedrijfsleven erkent men na 10-15 jaar outsourcing (heeft exact dezelfde problematiek maar is in essentie anders dan regionalisering) dat men soms te ver doorgeschoten is waardoor er afbreuk aan de primaire doelstellingen wordt gedaan.
**) Professionalisering: samenhangende planning van projecten, IT architectuur, heldere verantwoordelijkheden en werkprocessen, specialisatie, betere inkoop, gemakkelijker aantrekken van expertise, betere toegangsbeveiliging.
***) Bijvoorbeeld een systeem crasht en er is geen actuele backup beschikbaar waardoor de organisatie een achterstand krijgt en dagen niet goed kan functioneren, of de beveiliging van het mailsysteem wordt gekraakt en vertrouwelijke informatie komt ‘op straat’ te liggen. Betrokkenen houden elkaar verantwoordelijk.
